- Stoeltijd is de tijd die een consult in de aanmeetstoel kost, en die tijd bepaalt hoeveel consulten er in een dag passen.
- Bij het aanmeten van multifocale lenzen zit de meeste tijd in vervolgconsulten en niet in de eerste meting.
- Een vaste werkwijze per consult, met een duidelijke uitleg vooraf, verkleint het aantal onnodige vervolgafspraken.
- Een geslaagde eerste aanmeting is de grootste tijdwinst, omdat elke correctieronde een extra consult kost.
- Reken de winst door met de cijfers van je eigen praktijk, want het aantal consulten verschilt per werkwijze.
Stoeltijd verkorten begint niet bij een snellere meting maar bij minder vervolgconsulten. Een multifocale aanmeting loopt vaak over meerdere afspraken, en elke extra afspraak kost een plek in de agenda die niet aan een nieuw consult besteed kan worden. In deze blog behandelen we wat stoeltijd is, waar de tijd in een aanmeettraject weglekt, hoe je een vaste werkwijze per consult inricht en hoe je met een rekenmethode je eigen cijfers invult. Zo krijg je grip op de agenda zonder dat de zorg voor de drager eronder lijdt. Het artikel doet bewust geen rendementsbelofte, omdat het aantal consulten per praktijk verschilt en een winst uit een ander verhaal zelden op de eigen praktijk past. Vul daarom overal je eigen praktijkcijfers in.
Wat betekent stoeltijd in de contactlenspraktijk?
Stoeltijd is de tijd die een klant of patient in de aanmeetstoel doorbrengt, inclusief de uitleg en de metingen die bij dat consult horen. De stoeltijd per traject is de som van alle consulten die nodig zijn om tot een passende lens te komen. Wie de stoeltijd wil verkorten, kijkt daarom niet alleen naar de duur van een afspraak maar naar het aantal afspraken.
Het helpt om drie begrippen apart bij te houden. Stoeltijd is de tijd in de stoel zelf. Doorlooptijd is de periode van de eerste afspraak tot het afgeronde traject, inclusief de wachttijd tussen consulten. Administratietijd is de tijd voor voorbereiding, dossiervorming en bestellen rond een consult. Die drie beinvloeden elkaar, maar vragen elk een eigen aanpak. Door ze gescheiden te meten, zie je waar de winst zit: soms in de stoel, soms in het aantal afspraken en soms in het bestelproces. De informatie voor opticiens en klinieken sluit aan op deze manier van naar de praktijkvoering kijken.
Waarom kost het aanmeten van multifocale contactlenzen zoveel stoeltijd?
Bij een multifocale aanmeting spelen meer variabelen mee dan bij een enkelvoudige correctie. Naast de sterkte en de lenspassing bepaalt ook de gewenning of de drager tevreden is. Die gewenning is niet in een consult te beoordelen, dus volgt er een vervolgafspraak. Komt daar een aanpassing uit, dan volgt er nog een. Zo loopt het aantal consulten per traject op zonder dat er iets misgaat.
De stappen die het vaakst tot een extra consult leiden, zijn een gewenning die nog beoordeeld moet worden, een sterkte die na de eerste periode toch aanpassing vraagt, en een klacht die eigenlijk bij normale gewenning past maar waarvoor de drager ongepland terugkomt. Die laatste is deels te voorkomen. Waarom een multifocale aanmeting tijd kost en hoe het visuele systeem went, lees je in de blog over adaptatie bij multifocale lenzen. De Algemene Nederlandse Vereniging van Contactlensspecialisten en de Optometristen Vereniging Nederland beschrijven de opbouw van zo’n aanmeettraject.
Hoe verkort je de stoeltijd bij een multifocale aanmeting?
De grootste winst zit in het voorkomen van vervolgconsulten die niets toevoegen. Dat lukt met drie ingrepen: een vaste intake waarin je de belangrijkste kijkafstanden uitvraagt, een uitleg vooraf over wat de drager de eerste periode kan verwachten, en een controlemoment dat je bewust plant in plaats van op verzoek. Leg de werkwijze vast, zodat iedere medewerker dezelfde stappen doorloopt.
Een stappenlijst per consult maakt de werkwijze concreet. Bij de intake leg je vast: de belangrijkste kijkafstanden in het dagelijks leven van de drager, de eerdere ervaring met lenzen, de gemeten waarden en het gekozen ontwerp. Bij de eerste aanmeting geef je de uitleg vooraf en plan je meteen het controlemoment. Bij de controle beoordeel je de gewenning en het comfort en bepaal je of het traject klaar is. Door deze stappen vast te leggen, voorkom je dat de aanpak per medewerker verschilt en dat er onnodige afspraken ontstaan. De aanbevolen aanmeetprocedure voor een specifieke lens staat in de fabrikantdocumentatie.
Wat is een first fit en waarom bepaalt die de stoeltijd?
Een first fit is de eerste lens die je aanmeet en die zonder aanpassing van sterkte of ontwerp bruikbaar blijkt. Slaagt die eerste aanmeting, dan blijft het traject beperkt tot een controlemoment. Slaagt hij niet, dan volgt een correctieronde met een nieuwe lens en een nieuw consult. Daarom weegt de kwaliteit van de eerste aanmeting zwaarder voor de stoeltijd dan de snelheid van de meting zelf.
De kans op een geslaagde eerste aanmeting vergroot je door de intake volledig te doen, de belangrijkste kijkafstanden uit te vragen en het correctiebereik van het ontwerp na te kijken voordat je aanmeet. Een cilinder die buiten het bereik van een ontwerp valt, leidt bijna zeker tot een correctieronde, dus toets die vooraf. Het correctiebereik en de geschiktheid van Opzie Omnifocal staan in de Europese productinformatie van de fabrikant. Neem geen bereik over uit oudere presentaties, ook niet als die al jaren in gebruik zijn. Een goede voorbereiding op de eerste aanmeting is de meest directe manier om de stoeltijd per traject te verkorten.
Hoe reken je uit wat stoeltijd je praktijk kost?
Neem het aantal consulten dat een gemiddeld multifocaal traject in jouw praktijk kost en vermenigvuldig dat met de gemiddelde duur van een consult. Zet daarnaast wat een consultplek in de agenda normaal oplevert. Het verschil tussen een traject met een vervolgconsult en een traject met meerdere vervolgconsulten maakt zichtbaar wat er te winnen valt. Gebruik hierbij je eigen cijfers en geen richtgetallen.
Het rekenvoorbeeld werkt met invulvelden voor je eigen praktijk. Vul in: het gemiddelde aantal consulten per multifocaal traject, de gemiddelde duur van een consult in minuten, en het aantal trajecten per maand. Vermenigvuldig het aantal consulten met de duur om de stoeltijd per traject te krijgen. Vergelijk vervolgens een scenario met een vervolgconsult minder per traject en zie hoeveel stoeltijd dat over een maand oplevert. Reken niet met aannames over aantallen of tarieven uit een ander verhaal, want die passen zelden op de eigen situatie. Meet je eigen cijfers over een afgebakende periode, zodat de uitkomst klopt met je praktijk. De Nederlandse Unie van Optiekbedrijven publiceert kengetallen die als kader kunnen dienen.
Welke rol speelt de gewenningsperiode in het aantal consulten?
De gewenning aan een multifocale lens bepaalt vaak of een drager tevreden is, en die gewenning is niet direct te beoordelen. Een drager die niet weet wat hij kan verwachten, komt eerder ongepland terug met een klacht die bij normale gewenning past. Uitleg vooraf en een gepland controlemoment maken dat verschil. Zo verplaats je een ongeplande afspraak naar een consult dat je zelf hebt ingericht.
De checklist voor het aanmeetgesprek helpt hierbij: leg het principe van de gewenning uit, benoem de situaties die in het begin lastiger zijn, geef aan welke klachten reden zijn om eerder terug te komen en spreek een concreet controlemoment af. Het onderscheid tussen gewenningsklachten en klachten die aandacht vragen, staat beschreven in thuisarts.nl over klachten bij contactlenzen. Hoe de gewenning precies verloopt en waarom uitleg vooraf zo veel scheelt, lees je in de blog over adaptatie bij multifocale lenzen. Een goed gesprek vooraf verplaatst werk van de ongeplande naar de geplande afspraak.
Werkafspraken vastleggen en kennis delen in de praktijk
Leg de werkwijze zo vast dat elke medewerker dezelfde stappen volgt: beschrijf per consult welke stappen worden doorlopen, welke gegevens worden vastgelegd en welk controlemoment wordt gepland. Neem die beschrijving op in het inwerktraject van nieuwe medewerkers, zodat de aanpak niet per persoon verschilt. Kijk daarnaast naar het bestelproces rond een consult: als het bestellen van een lens of vloeistof per keer tijd kost, is dat winst die buiten de aanmeetstoel te halen valt. Het snel bestellen voor de praktijk kan die administratietijd verkorten.
Kennisdeling in het team houdt de werkwijze actueel. De webinars voor professionals van SMEYEL zijn een manier om medewerkers bij te scholen over aanmeten en assortiment. Houd bij het communiceren over resultaten de grenzen aan die voor claims over medische hulpmiddelen gelden; de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd houdt toezicht op de verkoop en distributie van deze producten. Bespreek de toepassing met ons team wanneer je de werkwijze of het assortiment wilt afstemmen. Neem contact op met SMEYEL voor overleg over de aanpak in jouw praktijk.
Deze informatie is algemeen van aard en vervangt geen persoonlijk advies. Raadpleeg bij klachten of twijfel je contactlensspecialist, opticien of (oog)arts.
Veelgestelde vragen over stoeltijd verkorten
Wat is stoeltijd?
Stoeltijd is de tijd die een klant of patient in de aanmeetstoel doorbrengt, inclusief uitleg en metingen. De stoeltijd van een heel traject is de som van alle consulten die nodig zijn om tot een passende lens te komen. Het begrip helpt om de agenda te beoordelen: niet de duur van een enkele meting bepaalt de bezetting, maar het totaal aan afspraken dat een drager nodig heeft. Door stoeltijd per traject te meten, zie je hoeveel capaciteit een multifocale aanmeting werkelijk vraagt. Dat is een nuttige basis om te bepalen waar je kunt verbeteren zonder de zorg voor de drager te verminderen. Meet de stoeltijd in je eigen agenda, want het aantal consulten en de duur verschillen per praktijk en per werkwijze.
Waarom kijk je naar het aantal consulten en niet alleen naar de duur?
Omdat een half uur winst per consult minder oplevert dan een consult minder per traject. Elke afspraak kost naast de meting ook voorbereiding, administratie en een plek in de agenda. Een consult schrappen betekent dus dat je niet alleen de meettijd bespaart, maar ook de omliggende tijd en een agendaplek die je aan een nieuwe drager kunt geven. Sneller meten helpt, maar de winst is beperkt zolang het aantal afspraken gelijk blijft. Richt je daarom eerst op het voorkomen van onnodige vervolgconsulten, bijvoorbeeld door een betere eerste aanmeting en een goede uitleg vooraf. Als het aantal afspraken per traject daalt, komt er structureel ruimte vrij in de agenda, en dat weegt zwaarder dan een paar minuten per consult.
Wat is een first fit?
Dat is de eerste aangemeten lens die zonder aanpassing van sterkte of ontwerp bruikbaar blijkt. Een geslaagde eerste aanmeting beperkt het traject tot een controlemoment en voorkomt een correctieronde. Slaagt de first fit niet, dan volgt een nieuwe lens en een nieuw consult, wat het traject verlengt. Daarom is de kwaliteit van de eerste aanmeting belangrijker voor de stoeltijd dan de snelheid van de meting. Je vergroot de kans op een geslaagde first fit door een volledige intake, het uitvragen van de belangrijkste kijkafstanden en het vooraf toetsen van het correctiebereik van het ontwerp. Een goede voorbereiding op dit eerste moment is de meest directe manier om het aantal consulten per traject te beperken.
Hoe vergroot je de kans op een geslaagde eerste aanmeting?
Door de intake volledig te doen, de belangrijkste kijkafstanden uit te vragen, het correctiebereik van het ontwerp na te kijken in de productinformatie en de uitleg vooraf standaard te maken. Een volledige intake voorkomt dat je halverwege ontdekt dat een gegeven ontbreekt. Het uitvragen van de kijkafstanden zorgt dat het ontwerp aansluit op wat de drager dagelijks doet. Het toetsen van het correctiebereik voorkomt dat je een lens aanmeet die de cilinder niet aankan. En een standaard uitleg vooraf zorgt dat de drager weet wat hij kan verwachten, waardoor hij minder snel ongepland terugkomt. Deze vier punten samen verhogen de kans dat de eerste lens bruikbaar is en dat het traject beperkt blijft tot een controlemoment.
Hoeveel consulten kost een multifocaal traject gemiddeld?
Dat verschilt per praktijk en per werkwijze. Meet het in de eigen agenda over een afgebakende periode. Een getal uit een ander verhaal overnemen levert een rekenuitkomst op die niet bij de praktijk hoort. Praktijken werken verschillend: de intake, de ervaring van de specialist, het gekozen ontwerp en de manier waarop controlemomenten worden gepland, bepalen allemaal mee hoeveel afspraken een traject vraagt. Tel daarom over bijvoorbeeld een kwartaal hoeveel consulten je multifocale trajecten kosten en bereken het gemiddelde. Dat cijfer is de basis voor je eigen berekening en voor het bepalen waar winst te halen valt. Werk niet met een richtgetal, want dat geeft een uitkomst die niet klopt met je eigen situatie en die tot verkeerde beslissingen kan leiden.
Levert een kortere stoeltijd automatisch meer omzet op?
Nee. Vrijgekomen tijd levert alleen iets op als die plek in de agenda ook gevuld wordt. Reken daarom met de eigen bezettingsgraad en niet met een theoretische maximale winst. Als je een vervolgconsult schrapt maar de vrijgekomen plek blijft leeg, dan is er geen financiele winst, alleen minder drukte. De winst ontstaat pas als je die tijd besteedt aan een nieuwe drager of aan werk dat anders blijft liggen. Beoordeel dus eerst of er vraag is om de vrijgekomen ruimte te vullen. In een praktijk met een wachtlijst levert kortere stoeltijd direct extra capaciteit op; in een rustige periode is de winst vooral comfort en rust. Reken de opbrengst daarom door met je werkelijke bezetting en niet met een maximaal scenario.
Waar gaat de meeste tijd verloren in een aanmeettraject?
Vaak in ongeplande vervolgcontacten over klachten die bij normale gewenning passen, en in correctierondes na een eerste lens die niet paste. Beide zijn deels te voorkomen met uitleg vooraf en een goede intake. Een drager die niet weet dat het beeld de eerste periode anders voelt, neemt eerder ongepland contact op, en dat kost tijd buiten de geplande afspraken. Een eerste lens die de cilinder niet aankan of niet bij het kijkgedrag past, leidt tot een correctieronde met een extra consult. Door de intake volledig te doen en de uitleg vooraf standaard te maken, verplaats je werk van het ongeplande naar het geplande moment en voorkom je een deel van de extra afspraken. Dat is waar de meeste tijdwinst te halen valt.
Hoe leg je een werkwijze vast zodat het hele team hem volgt?
Beschrijf per consult welke stappen worden doorlopen, welke gegevens worden vastgelegd en welk controlemoment wordt gepland. Neem die beschrijving op in het inwerktraject van nieuwe medewerkers. Een vastgelegde werkwijze zorgt dat elke medewerker dezelfde stappen doorloopt en dat de kwaliteit niet afhangt van wie het consult doet. Beschrijf de intake, de eerste aanmeting en de controle als aparte stappen met bijbehorende gegevens. Bespreek de werkwijze periodiek in het team en pas hem aan als de praktijk daar aanleiding toe ziet. Door de aanpak ook in het inwerktraject op te nemen, werken nieuwe medewerkers meteen volgens dezelfde structuur. Dat maakt de trajecten voorspelbaarder en de dossiervorming consistenter, wat op zijn beurt de stoeltijd helpt beheersen.
Wat kun je doen aan de administratieve tijd rond een consult?
Kijk naar het bestelproces en de voorraadafspraken. Als het bestellen van een lens of vloeistof per consult tijd kost, is dat winst die buiten de aanmeetstoel te halen valt. Een vlot bestelproces en duidelijke voorraadafspraken schelen tijd die anders per drager terugkeert. Beoordeel hoe lang het bestellen nu duurt en waar het stroever loopt dan nodig. Een online bestelfunctie voor de praktijk kan die tijd verkorten. Ook het vastleggen van standaardbestellingen voor veelgebruikte producten helpt. Administratietijd telt niet mee in de stoeltijd, maar bepaalt wel hoeveel werk een consult in totaal kost. Door dit proces te verbeteren, houd je meer tijd over voor de zorg en voor nieuwe afspraken, zonder dat je aan de aanmeting zelf iets verandert.
Waar vind je het correctiebereik van een lens?
In de Europese productinformatie van de fabrikant en op de productpagina. Neem geen bereik over uit oudere presentaties of webteksten, ook niet als die al jaren op de site staan. Fabrikanten kunnen specificaties aanpassen, en een verouderd bereik overnemen leidt tot een verkeerde aanmeting en een onnodige correctieronde. Controleer het sterktebereik en het correctiebereik van een ontwerp voordat je aanmeet, zodat je zeker weet dat de lens de gewenste sterkte en een eventuele cilinder aankan. De officiele productinformatie is daarvoor de betrouwbare bron. Twijfel je of een gegeven actueel is, neem dan contact op met de leverancier voor de meest recente documentatie. Zo voorkom je dat een verouderd cijfer een aanmeting laat mislukken en een extra consult veroorzaakt.
