- La durée de la consultation correspond au temps passé dans le fauteuil d'examen, et c'est ce temps qui détermine le nombre de consultations pouvant être effectuées dans une journée.
- Lors de l'adaptation de lentilles multifocales, c'est lors des consultations de suivi que l'on passe le plus de temps, et non lors de la première mesure.
- Une procédure standardisée pour chaque consultation, accompagnée d’explications claires en amont, permet de réduire le nombre de rendez-vous de suivi inutiles.
- Une première adaptation réussie permet de gagner un maximum de temps, car chaque ajustement nécessite une consultation supplémentaire.
- Calculez les bénéfices en fonction des chiffres de votre propre cabinet, car le nombre de consultations varie selon la méthode de travail.
Réduire la durée des consultations ne commence pas par une mesure plus rapide, mais par une diminution du nombre de consultations de suivi. Une adaptation de lentilles multifocales s'étale souvent sur plusieurs rendez-vous, et chaque rendez-vous supplémentaire occupe un créneau dans l'agenda qui ne peut alors pas être consacré à une nouvelle consultation. Dans cet article, nous abordons la notion de « temps passé au fauteuil », les sources de perte de temps au cours d’un processus d’adaptation, la manière de mettre en place une méthode de travail standardisée pour chaque consultation et comment utiliser une méthode de calcul pour y intégrer vos propres chiffres. Vous pourrez ainsi mieux gérer votre agenda sans que la qualité des soins prodigués au porteur n’en pâtisse. Cet article ne fait délibérément aucune promesse de rendement, car le nombre de consultations varie d’un cabinet à l’autre et les résultats positifs observés ailleurs s’appliquent rarement à votre propre cabinet. Veillez donc à saisir partout les chiffres spécifiques à votre cabinet.
Que signifie le « temps passé au fauteuil » dans un cabinet de lentilles de contact ?
Le temps de consultation correspond au temps qu’un client ou un patient passe dans le fauteuil d’examen, y compris les explications et les mesures associées à cette consultation. La durée totale par parcours correspond à la somme de toutes les consultations nécessaires pour trouver des lentilles adaptées. Pour réduire cette durée, il ne faut donc pas seulement tenir compte de la durée d’un rendez-vous, mais aussi du nombre de rendez-vous.
Il est utile de distinguer trois notions. Le temps passé au fauteuil correspond au temps passé directement au fauteuil. Le délai de traitement désigne la période allant du premier rendez-vous à la fin du parcours, y compris le temps d’attente entre les consultations. Le temps administratif correspond au temps consacré à la préparation, à la constitution du dossier et à la commande en lien avec une consultation. Ces trois éléments s’influencent mutuellement, mais nécessitent chacun une approche spécifique. En les mesurant séparément, on identifie où se trouvent les gains : parfois au fauteuil, parfois dans le nombre de rendez-vous et parfois dans le processus de commande. Les informations destinées aux opticiens et aux cliniques s’inscrivent dans cette approche de la gestion du cabinet.
Pourquoi l'adaptation des lentilles de contact multifocales prend-elle autant de temps ?
Lors d’un ajustement multifocal, davantage de variables entrent en jeu que pour une correction simple. Outre la puissance et l’ajustement de la lentille, la période d’adaptation détermine également la satisfaction du porteur. Cette adaptation ne pouvant être évaluée lors d’une seule consultation, un rendez-vous de suivi est nécessaire. Si un ajustement s’avère nécessaire, un autre rendez-vous est alors fixé. C’est ainsi que le nombre de consultations par parcours augmente sans que rien ne se passe de mal.
Les situations qui conduisent le plus souvent à une consultation supplémentaire sont : une période d’adaptation qui doit encore être évaluée, une correction qui nécessite tout de même un ajustement après la période initiale, et une plainte qui s’inscrit en réalité dans le cadre d’une adaptation normale, mais pour laquelle le porteur revient de manière imprévue. Ce dernier cas peut être en partie évité. Pour comprendre pourquoi un ajustement multifocal prend du temps et comment le système visuel s’adapte, consultez l’article de blog consacré à l’adaptation aux lentilles multifocales. L’Association générale néerlandaise des spécialistes des lentilles de contact et l’Association néerlandaise des optométristes décrivent le déroulement d’un tel processus d’ajustement.
Comment réduire la durée de la consultation lors d'un ajustement de lentilles multifocales ?
Le principal avantage réside dans la prévention des consultations de suivi qui n’apportent rien de plus. Pour y parvenir, trois mesures s’imposent : un entretien initial standardisé au cours duquel vous interrogez le patient sur les principales distances de vision, une explication préalable sur ce à quoi le porteur peut s’attendre pendant la période initiale, et un rendez-vous de contrôle que vous planifiez de manière proactive plutôt que sur demande. Documenter la procédure afin que chaque collaborateur suive les mêmes étapes.
Une liste des étapes à suivre pour chaque consultation permet de concrétiser la procédure. Lors de la première consultation, vous notez : les principales distances de vision dans la vie quotidienne du porteur, son expérience antérieure avec les lentilles, les valeurs mesurées et le modèle choisi. Lors du premier ajustement, vous donnez les explications préalables et vous planifiez immédiatement le rendez-vous de contrôle. Lors du contrôle, vous évaluez l’adaptation et le confort, et vous déterminez si le processus est terminé. En consignant ces étapes, vous évitez que l’approche varie d’un collaborateur à l’autre et que des rendez-vous inutiles soient pris. La procédure d’adaptation recommandée pour une lentille spécifique figure dans la documentation du fabricant.
Qu'est-ce qu'un « first fit » et en quoi détermine-t-il la durée de la consultation ?
Une « first fit » désigne la première lentille que l'on adapte et qui s'avère utilisable sans ajustement de la correction ou du modèle. Si cette première adaptation est réussie, le processus se limite alors à un contrôle de suivi. En cas d'échec, une phase de correction s'ensuit, avec une nouvelle lentille et une nouvelle consultation. C’est pourquoi la qualité de la première adaptation a plus d’importance sur la durée de la consultation que la rapidité de la mesure elle-même.
Vous augmentez les chances de réussite d’un premier ajustement en effectuant l’entretien préliminaire dans son intégralité, en vous renseignant sur les distances de vision les plus importantes et en vérifiant la plage de correction du modèle avant de procéder à l’ajustement. Un cylindre qui se situe en dehors de la plage de correction d’un modèle entraînera presque à coup sûr une correction supplémentaire ; il convient donc de le vérifier au préalable. La plage de correction et l’adéquation d’Opzie Omnifocal sont indiquées dans la notice européenne du fabricant. Ne reprenez pas les plages de correction issues d’anciennes présentations, même si celles-ci sont utilisées depuis des années. Une bonne préparation à la première prise de mesures est le moyen le plus direct de réduire le temps passé en salle d’essai pour chaque patient.
Comment calculer le coût du temps passé au fauteuil pour votre cabinet ?
Prenez le nombre de consultations nécessaires en moyenne pour un parcours multifocal dans votre cabinet et multipliez-le par la durée moyenne d’une consultation. Ajoutez à cela ce que rapporte normalement un créneau de consultation dans l’agenda. La différence entre un parcours avec une seule consultation de suivi et un parcours avec plusieurs consultations de suivi met en évidence les gains potentiels. Utilisez pour cela vos propres chiffres et non des chiffres indicatifs.
L'exemple de calcul comprend des champs à remplir en fonction de votre cabinet. Indiquez : le nombre moyen de consultations par parcours multifocal, la durée moyenne d'une consultation en minutes et le nombre de parcours par mois. Multipliez le nombre de consultations par la durée pour obtenir le temps passé en consultation par parcours. Comparez ensuite un scénario avec une consultation de suivi en moins par parcours et voyez combien de temps de consultation cela représente sur un mois. Ne vous basez pas sur des hypothèses concernant des chiffres ou des tarifs tirés d’un autre contexte, car ceux-ci correspondent rarement à votre propre situation. Mesurez vos propres chiffres sur une période bien définie, afin que le résultat corresponde à votre cabinet. L'Union néerlandaise des entreprises d'optique publie des indicateurs qui peuvent servir de cadre de référence.
Quel rôle joue la période d'adaptation dans le nombre de consultations ?
L'adaptation à une lentille multifocale détermine souvent la satisfaction du porteur, et cette adaptation ne peut pas être évaluée immédiatement. Un porteur qui ne sait pas à quoi s’attendre est plus susceptible de revenir de manière imprévue avec une plainte qui correspond en réalité à une phase normale d’adaptation. Des explications préalables et un rendez-vous de contrôle planifié font toute la différence. Cela vous permet de transformer un rendez-vous imprévu en une consultation que vous avez vous-même organisée.
La liste de contrôle pour l'entretien d'adaptation est utile à cet égard : expliquez le principe de l'adaptation, citez les situations qui peuvent s'avérer plus difficiles au début, indiquez quels symptômes justifient un retour anticipé et convenez d'un rendez-vous de contrôle précis. La distinction entre les symptômes liés à l’adaptation et ceux qui nécessitent une attention particulière est décrite sur thuisarts.nl dans la rubrique consacrée aux symptômes liés aux lentilles de contact. Pour savoir comment se déroule exactement le processus d’adaptation et pourquoi une explication préalable fait toute la différence, consultez l’article de blog consacré à l’adaptation aux lentilles multifocales. Un bon entretien préalable permet de transférer le travail des rendez-vous imprévus vers les rendez-vous planifiés.
Définir les procédures de travail et partager les connaissances au sein du cabinet
Définissez la procédure de manière à ce que chaque collaborateur suive les mêmes étapes : décrivez, pour chaque consultation, les étapes à suivre, les données à enregistrer et le moment prévu pour le contrôle. Intégrez cette description dans le programme d’intégration des nouveaux collaborateurs, afin que l’approche ne varie pas d’une personne à l’autre. Examinez également le processus de commande lié à une consultation : si la commande d’une lentille ou d’un liquide prend du temps à chaque fois, c’est un gain de temps qui peut être réalisé en dehors du fauteuil de mesure. Une commande rapide pour le cabinet peut réduire ce temps consacré à l’administration.
Le partage des connaissances au sein de l'équipe permet de maintenir les pratiques à jour. Les webinaires destinés aux professionnels organisés par SMEYEL constituent un moyen de former les collaborateurs à l'adaptation des lentilles et à la gamme de produits. Lorsque vous communiquez sur les résultats, respectez les limites applicables aux allégations concernant les dispositifs médicaux ; l’Inspection de la santé et de la jeunesse supervise la vente et la distribution de ces produits. Discutez de leur utilisation avec notre équipe si vous souhaitez adapter la méthode de travail ou la gamme de produits. Contactez SMEYEL pour discuter de l'approche à adopter dans votre cabinet.
Ces informations sont de nature générale et ne remplacent en aucun cas un avis personnalisé. En cas de problèmes ou de doutes, consultez votre spécialiste des lentilles de contact, votre opticien ou votre ophtalmologue.
Foire aux questions sur la réduction du temps passé en consultation
Qu'est-ce que le temps passé en consultation ?
Le temps passé au fauteuil correspond au temps qu’un client ou un patient passe dans le fauteuil d’examen, explications et mesures comprises. Le temps de consultation pour un parcours complet correspond à la somme de toutes les consultations nécessaires pour trouver une lentille adaptée. Ce concept aide à évaluer l'agenda : ce n'est pas la durée d'une seule mesure qui détermine l'occupation, mais le nombre total de rendez-vous dont un porteur a besoin. En mesurant le temps de consultation par parcours, vous voyez quelle capacité une adaptation multifocale requiert réellement. C’est une base utile pour déterminer où vous pouvez vous améliorer sans réduire la qualité des soins prodigués au porteur. Mesurez le temps passé au fauteuil dans votre propre agenda, car le nombre de consultations et leur durée varient selon les cabinets et les méthodes de travail.
Pourquoi s’intéresser au nombre de consultations et pas seulement à leur durée ?
Car gagner une demi-heure par consultation rapporte moins qu’une consultation en moins par parcours. Outre la mesure, chaque rendez-vous implique également une préparation, des tâches administratives et un créneau dans l’agenda. Supprimer une consultation signifie donc non seulement gagner du temps sur la mesure, mais aussi économiser le temps associé et libérer un créneau dans l’agenda que vous pouvez attribuer à un nouveau porteur. Accélérer la prise de mesures aide, mais le gain reste limité tant que le nombre de rendez-vous reste inchangé. Concentrez-vous donc d’abord sur la prévention des consultations de suivi inutiles, par exemple grâce à une meilleure prise de mesures initiale et à des explications claires au préalable. Si le nombre de rendez-vous par parcours diminue, cela libère structurellement de la place dans l’agenda, et cela pèse plus lourd que quelques minutes par consultation.
Qu'est-ce qu'un « first fit » ?
Il s'agit de la première lentille adaptée qui s'avère utilisable sans ajustement de la correction ou du design. Une première adaptation réussie limite le processus à un simple contrôle et évite une phase de correction. Si la première adaptation échoue, une nouvelle lentille et une nouvelle consultation sont nécessaires, ce qui allonge le processus. C’est pourquoi la qualité de la première adaptation est plus importante pour la durée de la consultation que la rapidité de la mesure. Vous augmentez les chances de réussite de la première adaptation en effectuant un entretien préliminaire complet, en interrogeant le patient sur les distances de vision les plus importantes et en vérifiant au préalable la plage de correction du modèle. Une bonne préparation à ce premier rendez-vous est le moyen le plus direct de limiter le nombre de consultations par parcours.
Comment augmenter les chances de réussite lors d'un premier ajustement ?
En effectuant un entretien préliminaire complet, en interrogeant le patient sur ses principales distances de vision, en vérifiant la plage de correction du modèle dans les informations sur le produit et en systématisant les explications préalables. Un entretien préliminaire complet évite de se rendre compte à mi-parcours qu’une information manque. Le fait de demander les distances de vision garantit que la conception correspond aux activités quotidiennes du porteur. La vérification de la plage de correction évite de prescrire une lentille qui ne prend pas en charge le cylindre. Et une explication standard préalable permet au porteur de savoir à quoi s’attendre, ce qui réduit le risque qu’il revienne de manière imprévue. Ces quatre points combinés augmentent les chances que la première lentille soit utilisable et que le processus se limite à un simple contrôle.
Combien de consultations faut-il compter en moyenne pour un traitement multifocal ?
Cela varie selon les cabinets et les méthodes de travail. Mesurez-le dans votre propre agenda sur une période définie. Reprendre un chiffre tiré d’un autre contexte donne un résultat de calcul qui ne correspond pas à la réalité de votre cabinet. Les cabinets fonctionnent différemment : l’entretien initial, l’expérience du spécialiste, le type de lentilles choisi et la manière dont les rendez-vous de contrôle sont planifiés déterminent tous le nombre de rendez-vous nécessaires pour un parcours de soins. Comptez donc, par exemple sur un trimestre, le nombre de consultations que vous consacrez à vos parcours multifocaux et calculez la moyenne. Ce chiffre constitue la base de votre propre calcul et vous permettra de déterminer où réaliser des gains. Ne vous fiez pas à un chiffre indicatif, car cela donnerait un résultat qui ne correspondrait pas à votre situation et pourrait conduire à de mauvaises décisions.
Une réduction du temps de consultation se traduit-elle automatiquement par une augmentation du chiffre d'affaires ?
Non. Le temps ainsi libéré n’apporte un bénéfice que si ce créneau dans l’agenda est également rempli. Il faut donc se baser sur son propre taux d’occupation et non sur un bénéfice maximal théorique. Si vous annulez une consultation de suivi mais que le créneau libéré reste inoccupé, il n’y a pas de gain financier, seulement une charge de travail allégée. Le bénéfice n’apparaît que si vous consacrez ce temps à un nouveau porteur de lunettes ou à des tâches qui, autrement, resteraient en suspens. Évaluez donc d’abord s’il existe une demande pour occuper le créneau libéré. Dans un cabinet avec une liste d’attente, une durée de consultation plus courte se traduit directement par une capacité supplémentaire ; pendant une période calme, le bénéfice réside surtout dans le confort et la tranquillité. Calculez donc le rendement en fonction de votre taux de remplissage réel et non d’un scénario maximal.
Où perd-on le plus de temps lors d’un processus d’adaptation ?
On observe souvent des consultations de suivi imprévues liées à des plaintes qui relèvent en réalité de la période d’adaptation normale, ainsi que des cycles de correction après une première paire de lentilles mal adaptée. Ces deux situations peuvent être en partie évitées grâce à des explications préalables et à un bon entretien initial. Un porteur qui ignore que la vision peut sembler différente au début est plus susceptible de prendre contact de manière imprévue, ce qui prend du temps en dehors des rendez-vous prévus. Une première lentille qui ne prend pas en charge le cylindre ou qui ne correspond pas au comportement visuel entraîne une série de corrections nécessitant une consultation supplémentaire. En effectuant l’entretien préliminaire de manière exhaustive et en systématisant les explications préalables, vous transférez une partie du travail des moments imprévus vers les moments planifiés et évitez ainsi une partie des rendez-vous supplémentaires. C’est là que réside le plus grand gain de temps.
Comment définir une procédure de travail afin que toute l'équipe la respecte ?
Pour chaque consultation, décrivez les étapes à suivre, les données à enregistrer et le moment prévu pour le prochain contrôle. Intégrez cette description dans le programme d’intégration des nouveaux collaborateurs. Une procédure bien définie garantit que chaque collaborateur suit les mêmes étapes et que la qualité ne dépend pas de la personne qui effectue la consultation. Décrivez l’entretien initial, la première prise de mesures et le contrôle comme des étapes distinctes, avec les données correspondantes. Discutez régulièrement de la procédure au sein de l’équipe et adaptez-la si le cabinet le juge nécessaire. En intégrant également cette approche dans le parcours d’intégration, les nouveaux collaborateurs travaillent d’emblée selon la même structure. Cela rend les parcours plus prévisibles et la constitution des dossiers plus cohérente, ce qui contribue à son tour à mieux maîtriser la durée des consultations.
Que pouvez-vous faire pour réduire le temps consacré aux tâches administratives lors d’une consultation ?
Examinez le processus de commande et les modalités de gestion des stocks. Si la commande d’une lentille ou d’un produit d’entretien prend du temps à chaque consultation, c’est du temps que l’on peut gagner en dehors du fauteuil d’examen. Un processus de commande fluide et des modalités de réapprovisionnement claires permettent de gagner du temps qui, autrement, serait consacré à chaque porteur. Évaluez combien de temps prend actuellement la commande et où le processus est plus laborieux que nécessaire. Une fonctionnalité de commande en ligne pour le cabinet peut réduire ce temps. La mise en place de commandes standardisées pour les produits fréquemment utilisés est également utile. Le temps consacré à l'administration n'est pas comptabilisé dans le temps passé au fauteuil, mais il détermine néanmoins le temps de travail total nécessaire à une consultation. En améliorant ce processus, vous disposez de plus de temps pour les soins et pour prendre de nouveaux rendez-vous, sans modifier en rien la consultation elle-même.
Où trouver la plage de correction d'une lentille ?
Dans les informations produit européennes fournies par le fabricant et sur la page du produit. Ne reprenez pas les données issues d’anciennes présentations ou de textes web, même si celles-ci figurent sur le site depuis des années. Les fabricants peuvent modifier les spécifications, et reprendre une gamme obsolète entraîne une mauvaise prescription et une nouvelle série de corrections inutiles. Vérifiez la plage de puissances et la plage de correction d’un modèle avant de procéder à la mesure, afin de vous assurer que le verre peut prendre en charge la puissance souhaitée et, le cas échéant, un cylindre. Les informations officielles sur le produit constituent à cet effet la source fiable. Si vous avez un doute quant à l'actualité d'une information, contactez le fournisseur pour obtenir la documentation la plus récente. Vous éviterez ainsi qu'une valeur obsolète ne fasse échouer une mesure et n'entraîne une consultation supplémentaire.
